Hướng Dẫn Trình Tự Thủ Tục Và Hồ Sơ Xin Các Loại Visa Nhật Bản Mới Nhất (Cập Nhật 2025)

Nhật Bản là một trong những quốc gia có lượng người Việt Nam đến du lịch, học tập và làm việc nhiều nhất. Vì vậy, việc nắm rõ quy trình xin visa Nhật Bản mới nhất là điều vô cùng quan trọng để tăng tỷ lệ đậu visa và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.

Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn chi tiết, đầy đủ và cập nhật về các loại visa Nhật Bản phổ biến, hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình nộp hồ sơ và các lưu ý quan trọng theo quy định mới.

1. Các loại Visa Nhật Bản phổ biến

Tùy mục đích nhập cảnh, visa Nhật Bản được chia thành các nhóm chính:

1.1. Visa ngắn hạn (Temporary Visitor)

• Du lịch tự túc

• Thăm thân nhân

• Công tác, hội nghị, thương mại ngắn hạn

Thời hạn lưu trú thông thường: 15 – 90 ngày.

1.2. Visa lao động (Work Visa)

Bao gồm nhiều loại:

• Engineer / Specialist in Humanities / International Services

• Skilled Labor

• Intra-company Transferee

• Kỹ năng đặc định (Tokutei Gino)

• Các loại visa lao động chuyên môn khác

1.3. Visa du học (Student Visa)

Dành cho người sang Nhật học tiếng, học nghề, cao đẳng, đại học, sau đại học.

1.4. Visa gia đình – đoàn tụ (Spouse / Dependent / Family Stay)

• Vợ/chồng công dân Nhật

• Vợ/chồng hoặc con của người đang cư trú hợp pháp tại Nhật

• Người phụ thuộc

1.5. Visa Working Holiday

Chỉ áp dụng trong trường hợp Việt Nam – Nhật Bản triển khai theo từng giai đoạn, giới hạn chỉ tiêu.

1.6. Visa điện tử (Japan eVISA) – đang mở rộng

Nhật Bản đang triển khai hệ thống visa điện tử cho các nước theo từng giai đoạn, bao gồm thị thực du lịch ngắn hạn.

2. Phân vùng nộp hồ sơ Visa Nhật Bản

Tùy nơi bạn cư trú, bạn sẽ nộp hồ sơ tại:

• Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội: từ Hà Tĩnh trở ra Bắc

• Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng: một số tỉnh miền Trung

• Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh: từ Đắk Lắk trở vào Nam

Một số thời điểm, hồ sơ được tiếp nhận thông qua trung tâm VFS Global theo sự ủy quyền của cơ quan lãnh sự.

3. Hồ sơ xin visa Nhật Bản chi tiết theo từng loại

Dưới đây là bộ hồ sơ chuẩn được áp dụng phổ biến nhất. Lưu ý rằng cơ quan lãnh sự có thể yêu cầu bổ sung nếu cần thiết.

3.1. Hồ sơ Visa du lịch / thăm thân / công tác ngắn hạn

Hồ sơ cơ bản:

1. Đơn xin visa theo mẫu mới

2. Hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng

3. Ảnh 4.5 × 3.5 cm, nền trắng

4. Lịch trình chuyến đi (itinerary)

5. Vé máy bay dự kiến, booking khách sạn hoặc giấy bảo lãnh

6. Chứng minh tài chính:

   • Sổ tiết kiệm

   • Sao kê ngân hàng 3–6 tháng gần nhất

   • Hợp đồng lao động, bảng lương

7. Chứng minh quan hệ (nếu thăm thân)

8. Giấy tờ doanh nghiệp (nếu đi công tác): quyết định cử đi, thư mời, tài liệu công ty

Lưu ý quan trọng:

• Visa Nhật Bản kiểm tra tính trung thực rất chặt chẽ. Mọi giấy tờ giả đều bị từ chối và cấm nộp lại nhiều tháng.

• Các booking khách sạn/đi lại nên hợp lý với lịch trình.

3.2. Visa lao động (Work Visa)

Quy trình gồm 2 giai đoạn:

Giai đoạn 1 – Người sử dụng lao động xin COE (Certificate of Eligibility)

Hồ sơ COE do phía Nhật chuẩn bị gồm:

• Hợp đồng lao động

• Hồ sơ công ty tuyển dụng

• Bằng cấp, chứng chỉ của người lao động

• Giấy tờ năng lực tài chính của công ty Nhật

• Mô tả công việc, lý do tuyển dụng

Giai đoạn 2 – Nộp hồ sơ xin visa tại Việt Nam

Hồ sơ gồm:

• COE bản gốc

• Hộ chiếu

• Ảnh 4.5 × 3.5

• Đơn xin visa

• Các giấy tờ bổ sung theo yêu cầu từng loại visa lao động

3.3. Visa Du học Nhật Bản (Student)

Quy trình:

1. Trường học tại Nhật nộp hồ sơ xin COE cho học viên

2. Khi có COE, học viên nộp hồ sơ xin visa tại Việt Nam

Hồ sơ gồm:

• COE bản gốc

• Hộ chiếu

• Ảnh đúng quy chuẩn

• Đơn xin visa

• Giấy tờ tài chính (người bảo lãnh hoặc của học viên)

• Thư nhập học, giấy tờ chứng minh quá trình học tập

3.4. Visa Vợ/Chồng – Gia đình (Spouse / Dependent / Family Stay)

Hồ sơ gồm:

• COE

• Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy khai sinh

• Giấy tờ chứng minh quan hệ

• Giấy tờ tài chính và thu nhập của người bảo lãnh tại Nhật

• Hộ chiếu, đơn xin visa, ảnh

Visa này có tỷ lệ đỗ cao nếu quan hệ thực tế rõ ràng và chứng minh đầy đủ.

3.5. Visa Working Holiday

Hồ sơ bao gồm:

• Đơn đăng ký theo mẫu chương trình

• Kế hoạch lưu trú 1 năm

• Chứng minh tài chính đủ cho thời gian lưu trú

• Vé máy bay hoặc kế hoạch di chuyển

• Ảnh, hộ chiếu

Không phải năm nào cũng mở cho công dân Việt Nam, tùy chính sách.

3.6. Visa điện tử Nhật Bản (Japan eVISA)

Đặc điểm:

• Nộp hồ sơ online

• Nhận visa điện tử, không cần dán tem

• Áp dụng cho visa ngắn hạn theo danh sách từng quốc gia

4. Quy trình nộp visa Nhật Bản mới nhất

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

• In đơn xin visa từ mẫu mới

• Chuẩn bị bản dịch, công chứng nếu cần

• Tài liệu tiếng Việt thường phải kèm bản dịch tiếng Anh hoặc tiếng Nhật

Bước 2: Xác định nơi nộp hồ sơ

• Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự hoặc VFS (tùy từng loại hồ sơ và từng thời điểm)

Bước 3: Nộp hồ sơ và đóng lệ phí

• Kiểm tra giờ làm việc

• Một số hồ sơ có thể cần đặt lịch trước

Bước 4: Chờ xét duyệt

• Thời gian xử lý: 5–10 ngày làm việc (ngắn hạn)

• Các visa có COE: nhanh hơn, vì phần xét duyệt chính đã làm tại Nhật

Bước 5: Nhận kết quả

• Nếu được cấp visa: kiểm tra kỹ thông tin trên tem visa

• Nếu bị từ chối: thường không được nộp lại trong 6 tháng cho cùng mục đích

5. Lưu ý quan trọng khi xin visa Nhật Bản

• Không nên nộp thiếu hoặc sai mẫu đơn

• Không dùng giấy tờ giả, booking ảo

• Lịch trình, tài chính phải hợp lý

• Hộ chiếu không bị rách, bong mép, nhàu nát

• Nộp càng sớm càng tốt, đặc biệt mùa cao điểm (3–4, 7–9, 12)

6. Checklist chuẩn bị hồ sơ (đơn giản – dễ in)

Visa Du lịch / Công tác / Thăm thân

• Đơn xin visa

• Hộ chiếu còn hạn

• Ảnh 4.5 × 3.5

• Lịch trình chuyến đi

• Booking khách sạn, vé máy bay

• Sao kê ngân hàng, sổ tiết kiệm

• Hợp đồng lao động, đơn xin nghỉ phép

• Giấy tờ chứng minh quan hệ (nếu thăm thân)

Visa Lao động / Du học / Gia đình

• COE bản gốc

• Đơn xin visa

• Ảnh đúng quy cách

• Bằng cấp/chứng chỉ (lao động)

• Giấy tờ tài chính

• Giấy tờ quan hệ (visa gia đình)

Tóm lại:

Thủ tục xin visa Nhật Bản không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ trình tự – hồ sơ – nơi nộp theo quy định mới. Hãy chuẩn bị hồ sơ trung thực, rõ ràng, đầy đủ và phù hợp mục đích để đạt tỷ lệ đỗ cao nhất.