Khi làm việc tại các công ty của Nhật nếu không để ý đến những quy tắc cơ bản và đôi khi là cả những quy tắc ngầm không được giải thích, hướng dẫn thì rất dễ tạo ấn tượng không tốt với sếp và đồng nghiệp.
Văn hóa và cách suy nghĩ của người Việt và người Nhật là khác nhau nên môi trường làm việc ở công ty Nhật cũng hoàn toàn khác so với môi trường làm việc của các công ty Việt Nam.
Trong bài viết ngày hôm nay mình xin được tổng hợp một vài điều cần chú ý khi làm việc tại các công ty Nhật. Hi vọng sẽ giúp các bạn có thể tham khảo.
Gợi ý thêm:
Những điều cần chú ý khi làm việc ở công ty Nhật
1. Quy tắc về giờ giấc
Giờ giấc đi làm
Nếu là công ty Việt Nam , giờ làm là 9 giờ mà 8 giờ 59 hoặc 9 giờ 01 phút đến công ty vẫn được coi là đúng giờ. Cũng có công ty nới rộng khoảng thời gian bị phạt đi làm muộn ra tầm 10 phút dành cho các lí do được coi là bất khả kháng như tắc đường, hỏng xe…. vv.
Và cũng có rất nhiều người Việt Nam bày tỏ quan điểm không thích làm việc ở những công ty quá khắt khe, gò bó về giờ giấc…vv.
Tuy nhiên những khái niệm trên hoàn toàn không thể áp dụng ở các công ty Nhật. Định nghĩa đi làm đúng giờ của người Nhật là luôn đến công ty trước giờ làm tối thiểu từ 10 đến 15 phút. Thậm chí quy chuẩn để đánh giá một nhân viên ở level từ Leader ( trưởng nhóm ) phải là người luôn đến trước giờ làm 30 phút để chuẩn bị sẵn sàng bắt tay vào công việc.
Chắc cũng có người cho rằng Nhật thì làm gì có cảnh tắc đường, kẹt xe … như ở Việt Nam nên không so sánh thế được. Ở Nhật không có việc tắc đường nhưng cũng có tắc tầu 
Ví dụ vào những ngày tuyết rơi dày, mưa lớn …. thì việc tầu bị chậm giờ là điều không tránh khỏi. Tuy vậy người Nhật cũng ít để những việc như này ảnh hưởng tới thời gian làm việc của họ. Đơn giản vì người Nhật có thói quen luôn xem trước dự báo thời tiết , nếu vào những ngày dự báo có mưa lớn hoặc tuyết rơi dày , họ luôn ý thức dậy sớm và đi sớm hơn thường ngày từ 30 phút đến 1 tiếng.
Tất nhiên cũng có những trường hợp không thể lường trước như thiên tai hay đột nhiên phát sinh sự cố có người nhảy tàu …vv và bị trễ làm. Vào những lúc đó hoặc họ sẽ chọn chuyển sang đi taxi đi làm , hoặc báo trước với công ty về sự cố và làm việc luôn trên tàu trong lúc chờ khắc phục sự cố. Tuy nhiên tần xuất phát sinh những việc như vậy cũng không phải là nhiều.
Nói tóm lại quan điểm của người Nhật là việc đi làm sớm hay muộn đều là do bản thân mình, không được đổ lỗi cho hoàn cảnh tác động. Đến giờ mình vẫn nhớ mãi câu chuyện của một bác người Nhật kể về việc khi đi làm muộn 5 phút thì phải phân tích đến cùng vì sao đi muộn-> vì ngủ quên> tại sao ngủ quên-> vì không đặt chuông báo thức -> Vì sao lại quên đặt-> Vì không nhớ-> Vì sao lại không nhớ-> Vì không memo …vv và rất nhiều câu hỏi vì sao nữa để dẫn đến một kết luận là chỉ do bản thân đã không làm một hành động cần phải làm dẫn đến hậu quả của một loạt hành động tiếp theo.
Nhưng tóm lại là mình cũng không đến mức phải luôn phân tích như vậy , chỉ cần chú tâm để ý để không đến công ty trễ giờ là được.
Tuy nhiên quy tắc tuyệt đối tuân thủ giờ giấc đó lại không hề áp dụng đối với giờ tan làm. Vào làm ở công ty Nhật bạn sẽ thường xuyên thấy cảnh tượng hết giờ làm mà không một ai đứng dậy, nếu mình đứng dậy ra về là sẽ có cảm giác một mình chống lại cả thế giới :D.
Người Nhật có thói quen coi trọng việc hoàn thành các công việc được giao chứ không mấy để tâm đến giờ tan làm. Có nhiều lí do , có thể lượng công việc giao cho họ quá nhiều mà 8 tiếng một ngày không thể nào làm xuể, cũng có thể là họ làm chậm, không hiệu quả nên kéo dài mãi mà không xong… nói chung vì lí do gì mà không hoàn thành công việc thì cũng đều bị khiển trách.
Ngoài ra , đối với những nhân viên mới vào làm, ngoài thời gian làm việc họ luôn nán lại để học và tìm hiểu thêm về công việc để nhanh chóng có thể bắt nhịp.
Nếu là nhân viên mới thì dường như có một quy luật bất thành văn phải tự hiểu là một khi chưa có ai trong công ty đứng dậy ra về, đặc biệt là cấp trên của mình, thì họ cũng không được phép đứng dậy ra về.
Vì vậy nếu bạn là người mới vào làm, khi hết giờ làm nếu đã hoàn thành công việc được giao cũng nên nán lại một chút để tự học thêm về nghiệp vụ hoặc nên hỏi những người xung quanh xem có thể giúp được việc gì không.
Chú ý khi báo cáo về mặt thời gian
Khi báo cáo thời gian thực hiện công việc, hoàn thành công việc, ở công ty Việt Nam thì đâu đó vẫn thấy trường hợp dù báo cáo thời gian thực hiện là 3 ngày nhưng thực tế kéo dài 5, 6 ngày, hoặc khi được hỏi khi nào làm xong việc thì có trường hợp trả lời là khoảng 2,3 tiếng nữa xong, nhưng thực tế có thể kéo dài hết ngày…vv.
Trường hợp làm ở công ty Nhật thì cần báo cáo chính xác các mốc thời gian thực hiện cũng như hoàn thành công việc. Dĩ nhiên người Nhật không yêu cầu bạn phải báo cáo tuyệt đối chính xác 100% về mặt thời gian nhưng họ luôn coi trọng việc ước tính chính xác về khoảng thời gian và đảm bảo đúng thời gian đã đưa ra.
Vì họ sẽ theo báo cáo của bạn để sắp xếp lịch trình công việc cho bạn, cũng đồng nghĩa là xếp lịch trình làm việc họ để map với lịch trình của bạn. Có khi là lịch của vài ngày, của 1 tuần, có khi là một tháng.
Việc sai lệch 1, 2 tiếng, nửa ngày có thể đối với bạn là hoàn toàn bình thường và bạn hoàn toàn xử lý được công việc của mình nhưng đôi khi có thể khiến họ phải thay đổi toàn bộ hoặc một phần lịch trình của họ.
Tất nhiên không cực đoan đến mức chính xác đến từng giây từng phút và tất nhiên họ luôn sắp xếp dôi ra một khoảng thời gian cho những phát sinh ko lường trước nhưng họ sẽ đánh giá rất cao nếu trong quá trình làm việc bạn báo cáo cho họ những nội dung kiểu như : công việc này có khả năng xong trước thời hạn 1 tiếng , hoặc có sự cố phát sinh nên có thể bị chậm 1, 2 tiếng.
Tất nhiên phải báo cáo sớm nhất có thể khi mình ý thức được việc đó chứ không phải để sát giờ mới báo nhé :).
2. Luôn ghi nhớ quy định 5S
Luôn thực hiện sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc như tài liệu, giấy tờ, thông tin dự án đã cũ…vv và bỏ đi. Luôn sắp xếp công việc, lịch trình một cách cụ thể, chi tiết.
Người Nhật có thói quen dùng sổ tay để ghi nhớ các công việc. lịch trình cần phải thực hiện. Người Việt thì có thói quen dùng các tool memo hoặc smartphone để memo lịch trình hoặc các task công việc, nhưng tin mình đi , việc bạn ghi bằng tay ra sổ và tạo thói quen cầm và kiểm tra nội dung ghi hàng ngày sẽ giúp bạn ghi nhớ và ý thức về các công việc cần làm thay vì phó thác việc nhắc nhở đó cho các công cụ hỗ trợ điện tử đó.
Seiton
Luôn sắp xếp đồ đạc ngăn nắp, gọn gàng để khi cần là có thể tìm được ngay thứ mình muốn.
Seiso
Luôn giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc. Tự mình lau dọn dụng cụ, đồ đạc cá nhân.
Seiketsu
Luôn tuân thủ và thực hiện theo 3 nguyên tắc bên trên.
Shitsuke
Đào tạo, rèn luyện để mọi người có thói quen thực hiện 4 nguyên tắc trên một cách tự giác.
3. Chú ý về trang phục
Ngày nay thì các công ty Nhật cũng dần nới lỏng quy định về trang phục nơi công sở, không còn bó buộc phải mặc vest mà có thể mặc quần áo tạo cảm giác thoải mái khi đi làm.
Tùy vào tính chất công việc mà cũng có công ty cho phép ăn mặc thoải mái, thể hiện cá tính cá nhân. Chúng ta có thể điều chỉnh tùy theo từng nơi làm việc nhưng nói chung cũng nên lưu ý qua một số điểm như sau:
Về màu sắc trang phục
Không có quy định nào cấm mặc một màu nhất định nào đó tuy nhiên cố gắng chọn những trang phục có màu nhã nhặn, lịch sự, không nên chọn trang phục lòe loẹt hoặc quá nổi bật, khác người.
Tùy vào tính chất công việc của từng công ty mà có một Style trang phục khác nhau nên tốt nhất những ngày đầu tiên bạn cứ nên mặc những item cơ bản, lịch sự , sau đó để ý trang phục của các đồng nghiệp xung quanh để điều chỉnh theo cho phù hợp.
Về việc mặc quần bò
Có công ty không cho phép được mặc quần bò đi làm, có công ty thì cho phép mặc nhưng chỉ được mặc loại quần bò đơn sắc một màu, không mài, rách rưới ..vv.
Về giầy dép
Với nam giới chỉ cần kết hợp giầy phù hợp với quần áo mặc là ok còn với nữ giới thì nên chọn những đôi giầy không quá cao để có thể dễ dàng đi lại, di chuyển khi làm việc.
Còn nếu bạn vẫn thích đi giày cao gót thì tất nhiên không ai cấm, chỉ cần lưu ý một điều khi đi giày cao gót thì làm sao để không phát ra tiếng động quá lớn khi đi lại trong công ty có sàn nhà bằng gạch, đá, không lót thảm vì sẽ ảnh hưởng tới người xung quanh.
Cũng có công ty cho phép được đi dép đi trong nhà ở công ty, tuy nhiên tốt nhất bạn nên hỏi người trong công ty về loại dép được phép sử dụng. Tránh trường hợp như mình ngày đầu thấy mọi người được đi dép ở nhà trong công ty cũng hí hửng đi mua đôi dép mang đến nhưng đi chưa nóng chân đã bị gọi ra nhắc nhở và yêu cầu phải mua loại dép theo quy định của công ty. (⌒-⌒; )
Thêm một chú ý là có người có thói quen đến công ty thì tháo giày ra để chân không cho thoải mái , nhưng ở công ty Nhật thì điều này được coi là bất lịch sự nên cần để ý.
4. Không nên mặc cả chuyện tiền lương
Còn khi làm ở công ty Nhật , mỗi lần đến kỳ trao đổi xét tăng lương tốt nhất bạn không nên đề cập, mặc cả chuyện tăng lương với sếp. Vì mức lương được trả cho bạn là mức tương xứng với năng lực, sự cố gắng và kết quả công việc của bạn.
Bạn cố gắng, nỗ lực và đạt kết quả tốt trong công việc thì tự động bạn sẽ được tăng lương. ( Trừ trường hợp bạn nghĩ rằng bạn đã nỗ lực phấn đấu hết sức nhưng thực tế kết quả công việc không đạt yêu cầu thì cần xem lại bản thân trước đã nhé
Người Nhật rất giỏi trong việc quan sát người khác, vì vậy đừng sợ họ không nhìn thấy những nỗ lực, cố gắng âm thầm của bạn. Cố gắng phấn đấu, tận tâm trong công việc, nỗ lực đạt kết quả tốt chính là cách bạn truyền tải thông điệp muốn tăng lương của mình tới sếp.
Thêm một điểm nữa là, trước đây các công ty Nhật có quy định ai có thâm niên lâu năm trong công ty thì tiền lương được tăng dần ứng với số năm gắn bó. Theo đó dù bạn không cần cố gắng, ko cần đạt kết quả tốt thì lương bạn cũng vẫn sẽ tăng lên.
Tuy nhiên hiện nay, theo chủ trương cải cách bộ máy làm việc trong các công ty mà rất nhiều các công ty Nhật đã phá bỏ quy định trả lương theo thâm niên, chuyển sang áp dụng hình thức trả lương tương xứng với nỗ lực phấn đấu và kết quả công việc của từng cá nhân.
5. Một vài chú ý khác
Khi làm việc với các đồng nghiệp người Nhật, chúng ta cùng cần biết trước các đặc điểm sau đây của người Nhật để tránh không làm những điều bị coi là thất lễ:
- Sòng phẳng về mặt tiền bạc, không muốn nợ nần ai bất kể thứ gì. Vì vậy nếu có đi ăn với các đồng nghiệp trong công ty cũng đừng quá ngạc nhiên với việc tiền ai người đó trả nhé dù mình được rủ đi ăn đi chăng nữa.
- Tuyệt đối tuân thủ quy định của công ty
- Không nên động chạm vào đồ đạc của người khác khi họ chưa cho phép.
- Tránh làm phiền người khác, hỏi những câu hỏi quá riêng tư về cuộc sống của họ.
- Rất để ý đến quan hệ trên dưới, sếp và nhân viên, người vào làm trước_người vào làm sau. Thường thì người mới vào công ty sẽ là người phải ( họ tự giác hiểu là phải ) làm các công việc vặt như chuẩn bị phòng họp, kê bàn ghế, đặt hàng ăn… Trừ trường hợp người được tuyển vào làm các vị trí leader trở lên hoặc là những người đã có kinh nghiệm nhất định chuyển sang từ công ty khác.
Kết luận
Hi vọng qua bài viết này có thể giúp các bạn hiểu được một phần về văn hóa và không khí làm việc trong các công ty Nhật. Tuy mỗi công ty có một phong cách khác nhau nhưng dù thế nào cũng luôn nhớ tuân thủ theo các quy định và quy tắc ứng xử cơ bản nhất để tạo ấn tượng tốt với mọi người nhé.
#ATK st
